- ทีมผู้ประสานงาน
- ควรประกอบด้วยหัวหน้าของแต่ละฝ่าย หรือสมาชิกที่เคยผ่านการเข้าค่ายมาแล้วประมาณ 6 คนขึ้นไป
- ทีมผู้ประสานนี้มีหน้าที่
1) ประชุมวางแผนการจัดค่ายฯ
2) ดำเนินการอบรมด้วยความอุทิศตน
3) ประเมินผลเมื่อค่ายฯสิ้นสุดแล้วและวางแผนเพื่อการติดตามสมาชิกที่ผ่านการเข้าค่าย - ทีมผู้ประสานงานนี้จะต้องมีหลักการทำงานที่อยู่ในแนวเดียวกัน ช่วยเหลือเกื้อกูลกัน และประสานงานกันอย่างดี นอกจากนั้นทีมงานจะต้องช่วยกันกระตุ้น ให้กำลังใจและร่วมมือกับเพื่อนๆสมาชิกที่ต้องรับผิดชอบในหน้าที่ต่างๆด้วย
- ในระหว่างการเข้าค่ายฯ ทีมผู้ประสานงานนี้จะต้องพบกันเพื่อการภาวนาเป็นประจำทุกวัน (ประมาณครึ่งชั่วโมงก่อนนอน) และระหว่างอาหารมื้อค่ำให้ทำการประเมินกิจกรรมต่างๆที่ผ่านมาในวันนี้และวางแผนสำหรับวันต่อไป
ส่วนการประชุมอื่น ๆ นั้นสามารถที่จะกระทำได้ตามความจำเป็น โดยใช้เวลาที่ผู้เข้ารับการอบรมกำลังประชุมกลุ่มย่อย
- ผู้อำนวยการค่ายฯ (Camp Director)
ผู้อำนวยการจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบสูงสุดในการจัดค่ายฯเพื่อให้ค่ายฯ ดำเนินการไปอย่างราบรื่น บรรลุตามจุดประสงค์ที่วางไว้ ผู้อำนวยการจะต้องเป็นหัวใจของทีมงานและสมาชิกที่มาเข้าค่ายฯ
- หัวหน้าโครงการ (Program Leader)
เป็นผู้รับผิดชอบในภาคปฏิบัติการร่วมกับของผู้อำนวยการค่ายฯ
- เลขานุการ
เป็นผู้จัดเตรียมการประชุมและรายงานการประชุมและส่งให้กับบรรดาสมาชิก (รายงานนี้ควรเป็นการสรุปย่อผลการประชุมและเรื่องที่สำคัญตามลำดับ ระบุถึงเอกสารหรืออุปกรณ์ที่จำเป็นต่างๆ เพื่อให้สมาชิกได้รับข้อมูลที่พอเพียงสำหรับการทำงานต่อไป) โดยมีทีมงานเป็นกองเลขาช่วยเหลือในงานต่าง ๆ เหล่านี้ เช่น
- เข้าร่วมการประชุม เตรียมการจัดการอบรม
- เตรียมป้ายชื่อและแฟ้มสำหรับผู้เข้ารับการอบรม
- จัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับผู้เข้ารับการอบรม (ตามกำหนดการ)
- รับรายงานการประชุมและผลการประชุมกลุ่มมาจัดพิมพ์ แล้วส่งให้เลขานุการใหญ่ต่อไป
- จัดเตรียมสิ่งพิมพ์และเนื้อหาสำหรับการประชุม
- สิ่งพิมพ์ต่างๆควรมี 2 สำเนา เพื่อไว้แจกและเก็บไว้เป็นหลักฐาน
- ช่วยจัดเตรียมสิ่งของที่ต้องจำหน่ายกับสมาชิก
- ตีพิมพ์คำประกาศของผู้อำนวยการหรือของผู้ประสานงานบริการต่างๆ
- แม่บ้าน (Logistical Leader)
เป็นผู้อำนวยความสะดวกในทุกสิ่งทุกอย่าง(ในเรื่องของการกินอยู่หลับนอน) ทั้งการเงิน อาหาร ความสะดวกสบายในการดำเนินชีวิตของชาวค่ายทั้งหมด
- อาหาร
- การเดินทาง
- อาคารสถานที่
จัดเตรียมสถานที่ให้เหมาะสมกับงานดังต่อไปนี้
- วัดสำหรับการภาวนาและพิธีกรรมต่างๆ เตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับพิธีนั้น ๆ เตรียมอาภรณ์สำหรับประกอบพิธี ฯลฯ
- ห้องประชุม บอร์ด เครื่องเจาะกระดาษ กระดาษแบบต่าง ๆ ฯลฯ ให้จัดกล่องรับความคิดเห็น ห้องพยาบาลและเครื่องปฐมพยาบาล กระดิ่งเล็กๆ
- สถานที่สำหรับแสดงนิทรรศการ หิ้ง บอร์ด และอุปกรณ์ตบแต่งต่างๆที่เหมาะสม
- สถานที่พักผ่อนพร้อมอุปกรณ์อำนวยความสะดวก
- สถานที่ทำงานของกองเลขา ที่สะดวกปลอดภัย ควรมีผู้ทำงานเต็มเวลาที่พร้อมจะต้องทำงานนอกเวลาเพื่อให้งานได้เสร็จสำหรับใช้ในวันต่อไป
- เตรียมอุปกรณ์สำหรับนันทนาการ เช่น หนังสือเพลง เครื่องดนตรี เครื่องเสียง วีดีโอ ภาพยนตร์ เครื่องมือโสตทัศนูปกรณ์ต่าง ๆ เกมต่างๆ
- เตรียมสถานที่และเครื่องกีฬา